Gestão de Documentos na Era da IA (INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL)

Dia 1 — O problema da confiabilidade e as duas primeiras entidades

1. Por que a gestão de documentos não está defasada

•  A transição em curso: a coexistência do documento de arquivo com forma fixa (ainda produzido por muitos sistemas) e do documento de arquivo sem forma fixa (a transação gravada em sistema), com a premissa de que este tende a crescer.

•  As quatro características do documento de arquivo confiável: autenticidade, confiabilidade, integridade e acessibilidade.

•  A certificação digital e seu limite: garante integridade e não repúdio; não garante, por si só, autenticidade, confiabilidade nem controle de acesso.

•  O cenário regulatório brasileiro (LGPD, atuação da ANPD) e o ponto cego dos registros que "estão no sistema".

•  A proposta do curso: reposicionar o documento de arquivo — de objeto de forma fixa (ponto de partida) a evidência resultante da ação — com a atividade e o mandato como ponto de entrada da análise.

2. O documento de arquivo como evidência: fundamentos e a base científica

•  O documento de arquivo como evidência da atividade, com ou sem forma fixa: autenticidade, confiabilidade, integridade e acessibilidade.

•  A diplomática como ciência da forma e da natureza dos atos; a espécie como forma do ato (requerer, autorizar, atestar, declarar), não do objeto físico.

•  A fronteira do que é documento de arquivo: nem todo traço de sistema é evidência; distinguir o ato do log puramente técnico. O critério diplomático (ação, forma, conteúdo, relação orgânica, contexto identificável) diante da transação de sistema.

•  Normas de referência: ISO 15489, ISO 23081, ISO 30300/30301; a Tabela de Temporalidade como instrumento legal brasileiro (Lei 8.159/91).

3. Entidade REGISTRO e a tipologia como unidade de controle

•  O tipo documental como unidade de controle: todos os registros de um mesmo tipo compartilham os mesmos metadados de gestão.

•  Tipologia × classificação por assunto (taxonomia): por que a tipologia garante o controle uniforme que a abordagem por tema não alcança.

•  A característica em foco: integridade. As tecnologias que a sustentam (hash, assinatura, blockchain) e seu limite: provam que o registro não mudou, não que ele é legítimo.

•  Exercício: identificação dos tipos das atividades da organização, partindo de um documento de arquivo com forma fixa e de um documento sem forma fixa equivalente, gravado em sistema.

Dia 2 — O centro do modelo: agente, atividade e autoridade

4. Entidade AGENTE: quem pratica o ato

•  O agente: pessoa, estrutura ou sistema que executa a ação. Agentes humanos e agentes automatizados — a norma admite o software como agente quando executa rotineiramente processos de registro.

•  A característica em foco: autenticidade (identidade). A certificação e a assinatura digital identificam o agente, mas identidade não é competência.

•  O deslocamento para a ação: quando o agente é um sistema, quem responde pelo ato e como se registra a autoria de uma transação sem assinatura.

•  Exercício: mapeamento dos agentes das ações da organização, distinguindo identidade (quem) de autoridade (módulo 6).

5. Entidade ATIVIDADE: o centro do controle

•  A atividade (processo de trabalho) como núcleo do modelo: é ela, não o documento, que organiza o controle. Hierarquia função → atividade → ação.

•  Análise de processos de trabalho para identificar requisitos de registro (ISO/TR 26122).

•  Classe não é tipo: por que ancorar o metadado na classe do plano de classificação não garante o comportamento uniforme, e a tipologia da ação garante.

•  A tipologia de ações: a unidade espécie + ação aplicada à transação de sistema. A característica em foco: confiabilidade — o registro é fidedigno ao ato porque a atividade que o gerou está identificada.

•  Exercício: identificação das atividades da organização e da tipologia de ações de um processo executado em sistema.

6. Entidade MANDATO: sob qual autoridade e base legal

•  O mandato: as regras, políticas e normas que autorizam o agente e legitimam o registro — a fonte da autoridade no modelo. O registro é recipiente dessa autoridade, não sua fonte.

•  As características em foco: autenticidade (competência para o ato) e acessibilidade (restrição de acesso).

•  O ponto cego da tecnologia: nenhuma tecnologia — certificado, blockchain, IA — fornece o mandato. Base legal, competência e restrição de acesso são metadados de gestão.

•  Restrição de acesso no fluxo automatizado: dados que circulam entre sistemas e são lidos pela IA; o acesso definido no nível do ato como defesa contra vazamento e não conformidade com a LGPD.

•  Base legal, temporalidade e destinação derivadas do mandato. Exercício: definição do mandato de um tipo de ação — base legal, competência do agente e restrição de acesso.

Dia 3 — A relação, a inteligência artificial e a implementação

7. Entidade RELAÇÃO: como as entidades se conectam

•  A relação como entidade própria: os vínculos entre registro, agente, atividade e mandato, e entre registros ao longo de um processo.

•  As características em foco: acessibilidade e confiabilidade no tempo — um registro isolado não prova; é a rede de relações que sustenta a evidência.

•  O desafio dos novos repositórios: preservar não um objeto, mas a capacidade de reconstruir o ato e sua confiabilidade ao longo do tempo (modelo OAIS; nato-digital e nato-estruturado).

•  Interoperabilidade: as relações como o que permite à evidência sobreviver à migração e à troca de sistemas.

•  Exercício: mapeamento das relações de um registro de sistema — a que ato, agente, mandato e demais registros ele se vincula.

8. As entidades diante da Inteligência Artificial

•  Onde a IA falha em cada entidade: classifica o registro, mas não conhece o mandato; identifica padrões, mas não a autoridade do agente; lê o conteúdo, mas não a natureza da atividade.

•  A estrutura de entidades como o que a IA precisa receber de fora: a base de conhecimento por atividade como oráculo, para a IA recuperar fundamentação verificada em vez de inferi-la (evitando alucinação).

•  A IA como agente e como produtora de registros: decisões algorítmicas e trilhas de auditoria são novos registros, com suas próprias entidades a gerir.

•  Governança algorítmica: rastreabilidade e responsabilização ancoradas no modelo de entidades.

•  Exercício: especificação de como o esquema de entidades de uma atividade alimentaria uma classificação ou decisão automatizada confiável.

9. Implementação: conduzir a travessia na organização

•  Da identificação à parametrização: por que o modelo de entidades precede a escolha e a configuração do sistema (requisitos de GED/ECM/SIGAD, e-ARQ, ISO 16175).

•  O esquema de metadados como especificação para sistemas de informação e fluxos automatizados.

•  Segurança da informação e LGPD ancoradas na tipologia; classificação de sigilo e acesso por tipo de registro.

•  Maturidade, gestão de mudança e o diálogo com a TI: desfazer o mito de que a tecnologia, sozinha, garante a confiabilidade. Governança demonstrável em auditoria, fiscalização e due diligence.

•  Encerramento: roteiro para conduzir, na própria organização, a transição do metadado do documento para o metadado da ação.